Succesvol-Online-Event

Een succesvol online event

Iedereen in de evenementenbranche weet als geen ander dat er enkele externe factoren zijn waar je niet tegenop kunt boksen als organisatie. Zo speelt het weer een belangrijke rol en een annulering van een artiest of locatie is ook zeker niet handig. Maar een wereldwijde pandemie had niemand verwacht. Alle evenementen mogen niet door gaan en dat is als organisator een grote ramp. Wanneer tegenslagen je evenement dwarsbomen helpt een noodplan je de volgende zet te bepalen. Maar wat als je deze niet hebt omdat het compleet onverwacht is? Improvisatie is in deze situatie een echte must. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen het evenement online door te laten gaan. Dit is echter niet zomaar een besluit. Er komen namelijk veel vragen bij kijken. Lees daarom snel verder zodat wij deze vragen hopelijk voor je kunnen beantwoorden.

De voordelen

Ondanks de vervelende situatie, heeft het ook zo zijn voordelen. Zo kun je meer mensen toelaten tot je evenement. Als je bijvoorbeeld in eerste instantie een zaal voor 1000 mensen had gehuurd, heb je nu de mogelijkheid om meer mensen uit te nodigen. Daarnaast bespaar je aanzienlijk op kosten. Je hebt namelijk geen kosten voor huur, reiskosten, leveranciers en ga zo maar door. Daarnaast kun je op allerlei manieren ervoor zorgen dat iedereen die op het online event aanwezig is met elkaar verbonden is door bijvoorbeeld een live chat.

Geschikt of niet?

Wat succesvol is online, is niet altijd even geschikt voor de virtuele wereld. Dat betekent niet dat jouw online workshop of seminar hieronder moet lijden. Een optimale beleving is mogelijk in elk format. Het is soms alleen even passen en meten. Een livestream van een concert of optreden kan zich perfect lenen voor een digitale bijzondere ervaring. Zo heeft je evenement een breder bereik en krijgen online gasten het gevoel er echt bij te zijn. Daarentegen zou een creatieve workshop waarvoor bezoekers materialen nodig hebben weer minder goed werken. Evenementen die draaien om discussie komen in een online format juist weer goed tot hun recht. Denk bijvoorbeeld aan een debat of een seminar.

Kies de juiste technologie

Het is natuurlijk ook van belang na te denken over de vorm van het live evenement. Er zijn namelijk veel verschillende platformen die hiervoor gebruikt kunnen worden. Als je de locatie als decor wilt gebruiken of er een artiest wil laten optreden, is een streaming service zoals Facebook -of Instagram live erg geschikt. Soms moet je een tool gebruiken die deelname van bezoekers aanmoedigt. Voor dit soort events raden we Zoom aan. Hiermee kun je namelijk een chatfunctie inschakelen en daarnaast heeft Zoom een virtuele ‘raise hand’ functie. Dit kan voor een presentatie of seminar erg handig zijn.

Just do it

Het kan allemaal heel spannend zijn om een online evenement te organiseren en het zal de eerste keer ook zeker niet vlekkeloos verlopen. Toch raden wij je aan het toch te doen. Je hebt namelijk weinig te verliezen en je zult erachter komen dat het erg inspirerend is. Ga er daarom voor!