Zelf een festival organiseren. Een gedachte die bij vele van ons weleens door het hoofd geschoten is. Het lijkt zo leuk en onbezorgd, maar wat komt er allemaal bij kijken en is het echt zo leuk en makkelijk als het klinkt? Wij geven je hier graag antwoord op in dit artikel. Ben jij benieuwd? Lees dan snel verder!

Waar moet je op letten

Wanneer je zelf een festival gaat organiseren, ben je al snel geneigd om meteen te starten met de uitwerking van het festival. Dat is het leukste gedeelte, maar meteen ook de grootste beginnersfout die vaak gemaakt wordt. Je krijgt maar een kans, gebruik deze dan ook goed. Het organiseren van een festival kan alleen door middel van een perfecte planning. Wanneer dit niet gebeurt, zal het festival al snel zijn doel voorbijschieten en loop je de kans dat het festival meer tijd en geld gaat kosten dan nodig. De organisatie van een festival start altijd met het opstellen van een of meerdere haalbare doelstellingen en het bepalen van je doelgroep. Wanneer dit helder is, kun je overgaan tot het opstellen van het draaiboek voor je festival.

Draaiboek

Een zeer belangrijk onderdeel binnen de organisatie van festivals is het opstellen van een gedetailleerd draaiboek. Hierin worden de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen verwerkt. Wie, wat en wanneer zijn de sleutelwoorden van de inhoud van het draaiboek. Verdeel de taken onderling en houdt hierbij rekening met kwaliteiten.

Budget

Het bepalen van een budget voor je festival is een continu proces. Start met het maken van een globale inschatting. Vervolgens kun je beginnen met het aanvragen van offertes om te kijken of je schatting enigszins reëel is. Na verloop van tijd kun je het voorlopige budget bijstellen wanneer je de offertes ontvangt en een gerichtere inschatting kan maken. 

Datum en locatie

Een belangrijke factor voor de organisatie van een festival is natuurlijk waar en wanneer. Want met de vastgestelde locatie en datum kun je verder. Je kunt de werknemers aannemen, de line up maken en natuurlijk de festivalgangers uitnodigen. Zorg daarom snel voor duidelijkheid zodat je verder kunt met de organisatie.

Vergunning

De organisatie van je festival valt en staat met het verkrijgen van vergunningen. Als organisator dien je bij de stad of gemeente, waar het evenement plaatsvindt, te informeren naar eventuele benodigde vergunningen. Maak sowieso melding van de plannen aan de lokale overheid. Hieronder staan de meest belangrijke vergunningen die je waarschijnlijk nodig zult hebben voor je festival.