Een event kan je om allerlei redenen organiseren. Wegens het 50 jaar bestaan van het bedrijf of de jaarlijkse netwerkmeeting. Wat de reden van het event ook is, je wilt natuurlijk dat het event succesvol wordt. Maar hoe zorg ik ervoor dat mijn event succesvol wordt? In dit artikel lees je een viertal tips die jou helpen bij het organiseren van een succesvol event.
De organisatie
De standaard evenementen zijn tegenwoordig wel bekend. Geef je gasten het idee dat ze echt iets missen als ze niet naar jouw event komen. Je moet meer uit de kast trekken om je gasten naar jouw event te krijgen. Vraag jezelf af wat de gasten willen horen, zien en beleven. Verplaats jezelf in de gasten om een succesvol event te organiseren. Zorg er ook voor dat je event niet te lang duurt, het is voor de gasten makkelijker om een middag of avond vrij te maken in je planning dan een hele dag.
Uitnodiging
Een kaartje of een bedrijf sturen naar gasten niet origineel. Kies daarom voor een uitnodiging die de gasten prikkelt, nieuwsgierig maakt en uitnodigt om te reageren en te komen naar het event. Een standaard uitnodiging maakt weinig indruk op gasten, waardoor de gasten niet de nood voelen om naar jouw event te gaan, want het is toch niets bijzonders. Wil je jouw uitnodiging nog interessanter maken? Vermeld dan ook op de uitnodiging wat er uniek en bijzonders is aan jou event. Door jouw uitnodiging uniek te maken geef je mensen het idee dat jouw event leuk en speciaal is en dat ze het zeker niet willen missen.
Herinnering
Het plannen van een event kost maanden tijd.Vergeet echter niet dat veel gasten een drukke agenda hebben. Stuur je uitnodiging dan ook zeer op tijd, niet twee weken van te voren. Informeer je gasten dus tijdig wanneer ze verwacht worden en waar, zodat ze een plekje in hun agenda vrij kunnen houden voor jouw event. Om te voorkomen dat het event alsnog naar de achtergrond gaat en vergeten wordt, kun je het beste nog een vooraankondiging, een herinnering of een opzettelijke programmawijziging sturen. Op deze manier worden de gasten nog een keer herinnerd aan jouw event.
Het evenement
Beloon tot slot de gasten die naar jouw event zijn gekomen. Dit kun je doen door een cadeau in het vooruitzicht te stellen of een spectaculair optreden. Houd daarnaast ook bij welke gasten niet zijn komen opdagen zonder reden. Zet deze gasten op de zwarte lijst. Zo weet je wie wel en wie niet uit te nodigen bij een volgend event.